Business Intelligence: Waar ligt de waarde?

Echter, investeringen in deze oplossingen kunnen kostbaar zijn en het is niet altijd eenvoudig om KPI's te bepalen waarmee u de return on investment (ROI) kunt volgen die deze investeringen aan uw bedrijf kunnen opleveren. In deze blogpost zullen we uitleggen waarom dit uitdagend kan zijn en kijken naar manieren om tastbare en ontastbare voordelen te definiëren en te meten.

Hoe wilt u meten?

De eerste stap bij het meten van de ROI is om duidelijk de beoogde resultaten te definiëren waar u naar streeft. Deze kunnen zijn:

• Verbeterde besluitvorming
• Toenemende omzet
• Kostenverlaging
• ...

Zodra de zakelijke doelstellingen duidelijk zijn, is de uitdaging om KPI's te ontwerpen waarmee u de voortgang kunt volgen. In het geval van omzetverhoging kunnen bijvoorbeeld enkele KPI's zijn: "gemiddelde omzet per klant" of "klantbehoudspercentage". Op dezelfde manier kan het doel om kosten te verlagen worden ondersteund door de KPI "Klant Acquisitiekosten". Bovendien is het cruciaal om een benchmark en een basislijn voor vergelijking vast te stellen.

Door KPI's te meten die in lijn zijn met uw zakelijke doelstellingen, kunt u het besluitvormingsproces verbeteren, wat leidt tot betere prestaties van uw bedrijf.

Het maakt niet uit hoe graag u duidelijk meetbare statistieken wilt definiëren, de realiteit is dat bepaalde ontastbare voordelen eenvoudigweg moeilijk te volgen zijn. Operationele efficiëntie en geïntegreerde workflows die uw belanghebbenden en medewerkers minuten (of uren) per dag besparen, zijn een goed voorbeeld van voordelen die niet gemakkelijk in geldwaarde kunnen worden uitgedrukt. Vooral als we rekening houden met de frustratie en stress die kunnen worden verminderd doordat uw medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot geïntegreerde informatie.

Ons publiek: de eindgebruiker

Vaak houden belanghebbenden van BI-projecten onvoldoende rekening met de operationele realiteit. Een van de kritieke factoren die van invloed zijn op de ROI van BI-oplossingen is het adoptieniveau door eindgebruikers. Eindgebruikers die vertrouwd zijn met gegevens en comfortabel zijn met technologie behalen over het algemeen een hogere ROI dan degenen die dat niet zijn.

Gebruikers die snel de weg kunnen vinden naar BI-rapporten en tools, besteden minder tijd aan het zoeken naar de gegevens die ze nodig hebben en meer tijd aan het oplossen van het probleem waarvoor ze die gegevens nodig hebben. Naast gegevensvolwassenheid zijn gemakkelijk toegankelijke inzichten en voldoende training van gebruikers de drijvende kracht achter adoptie en operationele efficiëntie.

Met andere woorden, governance is essentieel

Een voorbeeld van operationele efficiëntie en goede governance is dat NORRIQ en de leveranciers zeer bedreven zijn geworden in het integreren van BI-oplossingen in traditionele workflows. Bijvoorbeeld, in onze interne Management Team Meetings, hebben we ervoor gekozen om alle relevante dashboards en rapporten rechtstreeks toe te voegen aan onze Microsoft Teams-omgeving.

Duidelijk spenderen we minder tijd aan het zoeken naar de dashboards, het schakelen tussen rapporten en het afvragen of onze cijfers correct zijn. We besteden meer tijd aan het bespreken van onze voorspelde situatie en gerelateerde resourcebehoeften.

Aangezien deze vergadering doorgaans enkele van onze duurdere medewerkers omvat, is het logisch om aan te nemen dat het optimaliseren van de tijd van dergelijke vergaderingen een aanzienlijke kostenbesparing voor ons vertegenwoordigt.

Datakwaliteit: de olifant in de kamer

We stellen de gegevens die we gebruiken niet ter discussie - waarom? Datakwaliteit!

Tijdens onze eigen BI-implementatiecyclus hebben we ervoor gezorgd dat we nauw contact hielden met de ontwikkelaars en eindgebruikers om ervoor te zorgen dat de verwachtingen waren afgestemd, KPI's duidelijk, correct en uniek waren gedefinieerd (waarbij conflicterende definities werden geëlimineerd), en om er zeker van te zijn dat elke gebruiker zich bewust is van deze definities.

Daarnaast hebben we een proces doorlopen waarbij we nauwkeurig hebben gekeken naar de brondata die wordt geleverd door onze systemen. Dit bood ons niet alleen de mogelijkheid om onze operationele processen zorgvuldig te beoordelen, maar stelde ons ook in staat om bepaalde lacunes in de gegevenskwaliteit te identificeren die eerder onopgemerkt waren gebleven.

Nauwkeurige en betrouwbare gegevens vormen de levensader van vertrouwde BI-oplossingen. Daarom moesten we ervoor zorgen dat de gegevens schoon, consistent en up-to-date waren. We realiseerden ons dat de eerste stap in onze eigen BI-reis het bijwerken van ons governance-beleid was:

• Datalevering en -bijwerking
• Datakwaliteit en consistentie
• Integratie van verschillende gegevensbronnen

Uiteindelijk kan de return on investment voor onze situatie eenvoudig worden samengevat als:

• Operationele verbetering
• Evaluatie en optimalisatie van onze belangrijkste bedrijfsprocessen
• Betere planning en prognoses door een duidelijk beeld te hebben van de korte- en middellangetermijnbehoeften
• Snellere besluitvorming - omdat we allemaal begrijpen waar de gegevens vandaan komen en erop kunnen vertrouwen dat ze up-to-date zijn.

Dek uw risico's af

In sommige gevallen zijn BI-oplossingen er niet op gericht om direct tastbare voordelen te genereren. Bij het nadenken over ROI kan het nuttig zijn om de vraag om te draaien. In plaats van te vragen: "Welk voordeel levert dit mij op?", probeer de vraag te stellen: "Aan welk risico sta ik bloot als ik geen zicht heb op problemen X, Y en Z?" en vervolgens "Is dit risico voldoende groot om te rechtvaardigen dat ik erin investeer om het te dekken?".

BI-oplossingen kunnen worden gezien als verzekeringspolissen om uw voorziene en onvoorziene risico's te beperken. Bijvoorbeeld - geen duidelijk beeld hebben van het werkkapitaal en de voorspelde kasstroom kan leiden tot slecht getimede investeringen, onverwachte verminderingen van het werkkapitaal die kortlopende schulden vereisen om de lacunes te overbruggen, of gemiste kansen omdat er ten onrechte wordt gedacht dat ze momenteel financieel onhaalbaar zijn.

Begin klein en schaal op
 

Als de gedachte aan dure BI-projecten die niet aan hun potentieel voldoen u nog steeds angst aanjaagt, zelfs na het zien van de bovenstaande benaderingen en best practices, is hier een andere manier om uw blootstelling aan het onbekende te beperken: begin klein.

BI-oplossingen vereisen niet langer massale investeringen en lange implementatietrajecten. Tegenwoordig bieden de concepten van low-code/no-code en self-service BI u de mogelijkheid om in te stappen in een agile continu ontwikkelingscyclus waarmee u de kansen kunt evalueren van adoptie en tastbare voordelen voordat u verder gaat met verdere ontwikkelingen en opschaling na het vaststellen van waarde.

Tot slot BI gaat over het stellen van meetbare KPI's die in lijn zijn met de zakelijke doelstellingen, zodat u de prestaties van uw oplossingen kunt volgen en geïnformeerde beslissingen kunt nemen om uw ROI verder te verbeteren. Daarom zijn de vereisten en inzichten van de eindgebruiker erg belangrijk en moeten ze worden overwogen in de context van goede governance, gegevenskwaliteit en integratie. Het succes van een BI-implementatieproject is sterk verbonden met het succes van operationele uitmuntendheid en daarom moet elk aspect kritisch worden geëvalueerd, tastbare metingen worden geïnitieerd waar mogelijk en moet u klaar zijn om afstand te doen van wat niet werkt.

Wil je meer weten over BI?​