Hoe breng je efficiëntie in de financiële processen van je bedrijf?

Financiële processen ‘lean’ maken en dan pas automatiseren. We horen het Wim Van Bael, director van het shared service center van de Renewi Group, zeggen in FD Magazine en hij heeft gelijk. Soms zijn processen binnen de finance afdeling doorheen de jaren onnodig ingewikkelder geworden, vooral omdat problemen snel opgelost moesten worden of simpelweg uit gewoonte. 

Hoe zorg je nu voor zo een efficiënter financieel proces? Wij geven je 5 praktische stappen mee!

1. Master databeheer

Zorg ervoor dat je data consistent en gestroomlijnd zijn tussen verschillende entiteiten (klanten, artikelen, leveranciers, rekeningschema…). Een goede nummering en naamgeving maken het gemakkelijk om klanten of leveranciers in elke entiteit onder dezelfde naam of nummer terug te vinden.

2. Digitale facturatie 

Zowel voor inkomende als uitgaande facturen wordt e-invoicing vanaf 2026 de norm, bv. via Peppol: het Europese standaardformaat. Afhankelijk van je systeemcontext zijn er verschillende manieren om e-invoicing aan te pakken. 

Meer weten over hoe je, in de praktijk, kan starten met e-invoicing? Bekijk onze webinar hier. 

3. Automatiseer verkoopfacturen

Maak het proces van het aanmaken van verkoopfacturen zo naadloos mogelijk door integratie met je bestaande systeemarchitectuur. Zelfs als je met verschillende systemen werkt voor orderverwerking, facturatie en boekhouding, kan je ze integreren in één ERP-pakket.

4. Optimaliseer het aankoopproces

Maak gebruik van technologie zoals OCR-herkenning op aankoopfacturen of implementeer een goedkeuringsflow zoals hieronder om een enorme winst in efficiëntie te boeken. Breng hiervoor wel je proces en stakeholders in kaart voor inkomende facturen.

5. Vereenvoudig onkostennota's

Schakel een mobiele app in voor onkostenregistratie om het proces zowel voor de werknemers als voor de boekhouding te vereenvoudigen. Integratie met je ERP zorgt voor snelle en automatische verwerking.
 

​Groeiende onderneming? Houd ook rekening met deze belangrijke aspecten

• Consolidatie

Zit je met verschillende entiteiten en werk je nog in verschillende systemen? D.w.z. veel manueel werk voor consolidatie en rapportering: losse rapporten in Excel, ongestructureerde data, enz. Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt oplossingen voor interne doorfacturatie of goederentransfers.

• Valutabeheer

Werk gemakkelijk met verschillende valuta's door een valutafunctie in je ERP te gebruiken. Verschillende wisselkoersen kunnen ingesteld worden zodat zowel inkomende als uitgaande facturatie en ook je rapportering in de juiste valuta gebeuren.

• Schaalbaarheid en flexibiliteit

Zorg ervoor dat je ERP-systeem met je bedrijf kan meegroeien en ondersteuning biedt voor lokale regelgeving.

Zowel qua entiteiten als qua medewerkers kies je best voor een schaalbare opzet van je ERP. Heb je 20 entiteiten of meer dan 100? Het is mogelijk om hier structuur in te brengen zodat je tegelijk de lokale regelgeving volgt en het financieel overzicht over de groep kan bewaren.

Je kan ook verschillende user-profielen instellen in je ERP. Zolang je bedrijf relatief klein is, verlopen sommige goedkeuringen misschien manueel, bv. via email, maar als je gaat groeien kom je wellicht op een punt waar goedkeuringsflows een enorme hulp worden. Ook voor functiesplitsing (seperation of duties) is het van belang om user-profielen goed in je ERP op te stellen.

De kracht van data en Power BI

Data worden pas echt inzichtelijk en makkelijker om te interpreteren als je ze visualiseert. Met de kracht van data-analyse en Microsoft Power BI kunnen bedrijven diepgaande inzichten verwerven in hun financiële prestaties en dit samenbrengen in dashboards. Door financiële prestaties visueel te presenteren, kunnen bedrijven betere inzichten krijgen voor strategische beslissingen.

Samenvatting

Verbeter je financiële processen door te starten met het in kaart brengen van alle processen en deze te stroomlijnen om ze vervolgens te automatiseren. Er zijn een aantal concrete stappen die je kan nemen. Denk maar aan: consistent beheer van data, implementatie van e-invoicing, automatisering van facturatie en goedkeuringsprocessen of het integreren van mobiele apps. Dit leidt niet enkel naar meer efficiëntie, ook je operationele kosten zullen lager worden.

Als groeiende onderneming, met ambities naar het buitenland, zet je best ook in op het vereenvoudigen van de entiteiten en systemen, het gebruiken van een valutafunctie in je ERP-systeem en een ERP-systeem dat kan meegroeien met je onderneming en de lokale regelgeving ondersteunt.

Kortom, door het stroomlijnen en automatiseren van financiële processen kunnen bedrijven niet alleen efficiënter worden, maar ook beter voorbereid zijn op groei en veranderingen in de markt.
 

Combineer internationaal overzicht met regionale compliance 

Dankzij NORRIQ’s partnerships met lokale Business Central experten kunnen we snel schakelen. NORRIQ heeft een waaier aan partners in Europa en de U.S., waardoor we voor de meeste landen een oplossing kunnen bieden met grondige kennis van de lokale markt en wetgeving. De financiële meetbare indicatoren van al je internationale entiteiten kan je in een BI dashboard gieten. Op die manier verzamel je efficiënte groepsrapportage terwijl je aan de lokale wetgeving voldoet.

Benieuwd naar meer?

Contacteer ons!