Organiseer en beheer evenementen voor uw leden in slechts enkele stappen

Na een lange periode van stilte in het eventlandschap kunnen we weer sociaal zijn en netwerken in het echte leven. De behoefte aan evenementen, bijeenkomsten of andere evenementen is groot voor lidmaatschap organisaties. Investeren in een automatiseringstool die al het bovenstaande vereenvoudigd, is daarom geen slecht idee als u gaat voor efficiëntie en een vlotte doorstroming van data.

Wanneer sociaal zijn niet makkelijk is...

Lidmaatschap organisaties organiseren vaak tal van activiteiten voor hun leden, van evenementen of webinars tot cursussen en meer. Ze zijn belangrijk om de relatie met hun leden te onderhouden en een hechte gemeenschap te creëren. Maar dit is niet altijd eenvoudig. Meestal vereist het organiseren van zo'n evenement veel handmatig werk en leidt het tot weinig of zelfs geen inzicht. Ook de zichtbaarheid van uw evenement is een ander probleem wanneer u niet met ledenportals werkt en afhankelijk bent van andere media zoals uitnodigingen via de post. En laten we eerlijk zijn, die pre-digitale middelen kunnen niet concurreren met modern, en veel eenvoudigere manieren.

Van moeilijk naar moeiteloos

Het organiseren van een evenement, webinar of dergelijks waarvoor mensen moeten worden uitgenodigd, kan eenvoudig zijn met een automatiseringstool, zoals de NORRIQ Membership-oplossing. Hoe? Laten we een paar stappen doorlopen.

Creatie & uitnodiging

Van begin tot eind stelt de NORRIQ Membership-oplossing u in staat uw volledige stroom te automatiseren. Zodra u een evenement opzet, zijn er maar een paar muisklikken nodig om een automatische uitnodiging naar uw geïntegreerde CRM-marketingdatabase te sturen, naar eender welke gewenste groep. Dit is belangrijk wanneer bijvoorbeeld alleen leden uit een bepaalde regio moeten worden uitgenodigd, of degenen die interesse tonen in bepaalde onderwerpen, of als het een evenement is dat enkel voor nieuwe leden bestemt is.

Registratie

Nadat u uw leden hebt uitgenodigd, is het aan hen om zich te registreren voor het geplande evenement. Dit kan geautomatiseerd worden zodat (potentiële) leden zich eenvoudig kunnen aanmelden via hun uitnodiging, of via een aanmeldlink op uw portal of website. Voor beide manieren kan u een geautomatiseerde bevestiging, bedankmail en de mogelijkheid om het evenement toe te voegen aan hun planningsaanvraag installeren.

Tijdens de registratie kan u ook voor dynamische velden zorgen waarin het uitgenodigde lid zijn of haar voorkeuren kan aangeven – bijvoorbeeld een halve dag bijwonen, het volledige evenement, het al dan niet opnemen van catering en meer gespecificeerde cateringvelden/vragen volgens eerdere antwoorden.

Betaling

Voor sommige evenementen moeten leden betalen. Betalingen kunnen worden geautomatiseerd en geïntegreerd met een automatische mobiele betalingsapplicatie, bijvoorbeeld via de Payconiq-app, door het scannen van een QR-code of een link om later te betalen of via een bankoverschrijving met een gepersonaliseerde gestructureerde betalingscode. Ook wordt, afhankelijk van de aanmeldingsgegevens van het uitgenodigde lid, het bedrag automatisch aangepast, in het geval ze opteren voor catering, overnachting, meerdere dagen etc. Betalingen kunnen via uw systeem worden gevolgd zodat u steeds kan zien wie al wel of niet heeft betaald.

Tijdens het event

Op de dag van het evenement is het mogelijk dat leden alleen naar binnen kunnen op vertoon van een persoonlijke QR-code, die na aanmelding automatisch naar hun is verzonden. U als organisator heeft zo een lijst van alle ingeschreven personen die aanwezig zijn of die om onbekende redenen helaas het event hebben gemist.

Tijd om te analyseren

Na het evenement heeft u toegang tot heel wat gegevens en informatie die nuttig zijn voor toekomstige evenementen of marketingactiviteiten. Een paar voorbeelden:

• U kunt een lijst maken van alle mensen die al dan niet waren geregistreerd en aanwezig waren. Degenen die aanwezig waren kunnen een geautomatiseerde bedankmail krijgen en degenen die niet zijn komen opdagen, kunnen een mail krijgen waarin je extra informatie geeft die ze gemist hebben. Al het bovenstaande is volledig geautomatiseerd.
• Met de geautomatiseerde tool kan u ook inzichten verzamelen voor verdere marketingactiviteiten. Als een lid bijvoorbeeld interesse heeft getoond in een bepaald onderwerp voor een webinar door zich hiervoor aan te melden, kan u dit lid toevoegen aan een lijst van mensen met dezelfde interesses. Waarom? Om uw database te ordenen en doelgroepen voor campagnes te creëren of ze uit te nodigen voor toekomstige evenementen die ze interessant kunnen vinden.
• Soms zijn evenementen enkel gericht op potentiële nieuwe leden, oftewel leads. Door ze uit te nodigen en te laten registreren, verzamelt u belangrijke gegevens zoals locatie, e-mailadres, telefoonnummer en meer, die u op een later tijdstip kunt gebruiken om ze te betrekken bij een campagne voor het vastleggen van leads. Tegenwoordig is GDPR ook een zorg voor veel organisaties en creëert het extra verantwoordelijkheden voor uw administratieteam. Met de NORRIQ-oplossing kunt u eenvoudig uw database opkuisen, afhankelijk van uw GDPR-beleid, voor het geval u registraties ontvangt van mensen die u niet kent of niet zou moeten worden geregistreerd.

 

Verbeter de communicatie met uw leden en zet snel en eenvoudig campagnes op die u kan opvolgen. Maak bovendien het ontmoeten van nieuwe mensen en het creeëren van een relatie met uw leden tijdens real-life evenementen moeiteloos en geautomatiseerd.

Meer weten over wat de NORRIQ Membership oplossing voor u kan betekenen? Neem contact op met onze ervaren consultants:

Contacteer onze consultants