Total Cost of Ownership van uw ERP: Van verborgen tot de onvoorziene kosten, en alles daartussenin

Een ERP-systeem implementeren, kost geld, een uitgave die u met de juiste cijfers moet staven en rechtvaardigen. Om een goed beeld te krijgen van het totale plaatje kan u best de Total Cost of Ownership van de volledige implementatie in kaart brengen, dit van verwachte maar ook onvoorziene uitgaven.

Wat is de Total Cost of Ownership (TCO) van uw ERP?

We houden het eenvoudig, en vallen met de definitie in huis. Uw TCO bestaat uit alle kosten die tijdens de volledige levenscyclus van uw ERP-systeem zullen/kunnen optreden. Dit betekent dat u in uw berekening rekening moet houden met voorziene en verborgen kosten. Dit laatste is het knelpunt van de TCO-berekening. Om een duidelijk beeld te krijgen van al uw kosten, splitsen we deze op in vijf categorieën:

1. Software kosten

Deze omvatten het aantal modules waaruit uw ERP bestaat en het aantal gebruikers dat de software zal gebruiken. Bij de berekening van uw TCO, is het belangrijk om het aantal gebruikers in kaart te brengen. Vaak, moeten mid-implementatie meer mensen worden toegevoegd aan het systeem, dus laat dit geen verassing zijn. Een andere software kost is de vergoeding die uw derde partij kan vragen voor het jaarlijkse onderhoud van de software of vernieuwen van de licentie.

2. Customisation kosten

Een van de voordelen van ERP is dat de oplossing kan worden aangepast aan uw specifieke behoeften. Dit kost echter tijd en moeite, en dit houdt ook een zekere kost in. Er zijn drie soorten aanpassingen: Process & Features, Forms & Reports, en Externe Applicatie of Service integraties. Als u op voorhand duidelijk weet welke aanpassingen u nodig hebt, bespaart u zowel tijd als geld tijdens de implementatie.

3. Kost van arbeid

Vóór de implementatie heeft u al een goed beeld van het aantal uren dat een totale implementatie zou kunnen vergen, maar een goed beeld, wil niet zeggen het perfect plaatje. Houd er rekening mee dat er meer uren nodig kunnen zijn, bijvoorbeeld tijdens het proces van gegevensoverdracht, wat veel tijd kost en tot onverwachte vertragingen kan leiden.

4. Integratie kost

De test- en integratiefase van uw ERP-oplossing kan soepel verlopen of een tijdrovend traject doorlopen. De testfase, zowel handmatig als geautomatiseerd, neemt gemiddeld 50% van het implementatiebudget in. Voorbeelden van integratiekosten zijn: het opzetten, configureren, testen van de software, in productie nemen, opzetten van back-ups, disaster recovery en datamigratie.

5. Training & support

Om ervoor te zorgen dat uw investering de extra financiële inspanning waard is, zullen uw medewerkers een opleiding nodig hebben. Zo kunnen ze trainen om efficiënt te werken en functioneren met behulp van de nieuwe ERP-oplossing. Meestal steunen bedrijven hiervoor op gespecialiseerde consultants om het personeel te trainen en zo het meeste uit hun ERP te halen.

 

De kost van On-premises vs Cloud-based ERP oplossingen

Voor systemen op locatie zijn de TCO en de onderhoudskosten hoger. De oplossing moet fysiek aangeschaft worden, de software moet worden opgeslagen op grote en dure servers en back-up servers, inclusief de benodigde licenties. Ook intern IT-personeel moet hiervoor worden opgeleid om de oplossing te installeren, onderhouden, problemen op te lossen, te upgraden en beveiligen. Dit alles komt dan uiteraard boven op hun andere dagelijkse prioriteiten. Wat dit nog duurder maakt, is de korte levensduur van ongeveer zeven jaar van een on-premise oplossing, wat leidt tot een ROI die niet kan concurreren met cloud-gebaseerde oplossingen.

Een cloudgebaseerde ERP-oplossing draait in de cloud en is eigendom van een derde partij die verschillende IT-diensten aanbiedt. Dit vereist geen enorme investering van on-premise faciliteiten en personeel, waardoor het de ideale oplossing is voor de kleinste organisaties.

 

In het kort: de voordelen van Cloud-gebaseerde ERP

• Lage hardware- en softwarekosten
• Weinig onderhoud en upgrades
• Wltijd en overal toegankelijk
• Cyberbeveiliging op bedrijfsniveau

 

Waarom is het weten van uw TCO belangrijk?

Wanneer u de Total Cost of Ownership van uw ERP kent, kunt u de omvang van de beoogde implementatie beter analyseren, een ruwe implementatiekost berekenen voor planning en kapitaaltoewijzing.

ERP-systemen bieden verschillende voordelen, van het verbeteren van productieprocessen tot het efficiënt beheren van uw gegevens. Dit heeft echter een zekere prijs. Een uitgebreide berekening van uw Total Cost of Ownership, kan u helpen om te beslissen welke ERP-oplossing voor u het voordeligst is volgens uw budget.  

 

Kom meer te weten over wat ERP voor u kan betekenen en vraag onze consultants om advies.

Contacteer onze experten