NORRIQ moderniseert de ledenadministratie van KLJ / Groene Kring

Minder frustraties, betere prestaties  

Voor KLJ / Groene Kring is een snelle, gestroomlijnde werking een must. De vereniging besloot dan ook een beroep te doen op de expertise van NORRIQ om het traag werkend en zelfs tegenwerkend systeem aan te pakken.

Isabelle Myncke: “Ons oude systeem zorgde voor heel wat frustraties bij de gebruikers. Het was traag, niet aangepast aan mobiel en heel inefficiënt vormgegeven. Het portaal zat helemaal niet intuïtief in elkaar. De ledenadministratie van onze lokale afdelingen en gewesten kon dan ook een stuk beter. Meteen ook de reden waarom we op zoek gingen naar een partner. Een bevraging van de gebruikers door NORRIQ bracht al snel de pijnpunten van het oude systeem aan het licht. Meteen werd ook glashelder welke wensen er waren en welke functionaliteiten er gemist werden. We zochten een systeem dat voldoet aan de hedendaagse behoeften en een partner die niet enkel uitvoerde, maar ook mee nadacht over oplossingen, best practices kon voorschotelen en ons uitdaagde. Die vonden we uiteindelijk met NORRIQ.”

Een glashelder stappenplan

De manier van aanpakken van NORRIQ beviel Isabelle uitermate. “We vertrokken vanuit de evaluatie van het bestaande systeem, waarna NORRIQ de effectieve gebruikers ging bevragen. Zo werden de noden en wensen glashelder en kon er begonnen worden met uitwerken van een oplossing op maat. Het project ging onder de naam ‘Click’ van start en omdat de gebruikers van in het begin waren geraadpleegd, was de interne betrokkenheid enorm. Het resultaat? In 8 maanden tijd werd een portaal op maat gebouwd in Microsoft Dynamics 365 dat perfect aan onze wensen voldoet. Terwijl wij er achter de schermen mee kunnen werken en rechtstreeks communiceren met onze afdelingen, kunnen onze mensen de leden aanmelden, schrappen, zich aanmelden voor activiteiten en evenementen en ga zo maar door. De communicatie verloopt in twee richtingen en er kan ook gemaild en ge-sms’t worden vanuit het systeem, een hele vooruitgang. Dat blijkt ook uit het feit dat na de eerste week al 1.000 van de 4.000 geïnviteerde gebruikers, ermee aan de slag waren gegaan en er ondertussen meer dan 25.000 leden zijn geregistreerd.”

Een plezier om mee te werken

Tijdswinst, gebruiksgemak en nieuwe features, het zijn maar enkele van de voordelen van het nieuwe systeem. “Het portaal is heel logisch opgebouwd en een plezier om mee te werken. Bovendien kregen we stuk voor stuk een opleiding en werden ook onze eigen IT’ers bij het project betrokken. Kleine aanpassingen kunnen we dan ook perfect zelf doen. Zitten we toch met vragen dan kunnen we steeds bij het Care team van NORRIQ terecht. Momenteel beschikken we over 4 verschillende subsites die netjes worden samengebracht in één makkelijk te beheren portaal. In de toekomst kunnen we trouwens nog een bijkomend ledenportaal integreren. We beschikken dus over een toekomstgerichte oplossing en kijken nu het project is afgerond, al uit naar een nieuwe samenwerking met NORRIQ. Laat dat ledenportaal maar komen!”